Por hotéis do todo o Brasil, a cena se repete: recepcionista sorridente recebe cliente cansado. Após as saudações, verifica a reserva, pergunta como foi a viagem, quebra o gelo. Cliente sorri de volta, agradece a hospitalidade. Tudo corre bem, até a Ficha Nacional de Registro de Hóspedes (FNRH) aparecer.
Vão-se os sorrisos, a amabilidade, as boas-vindas. Aparecem os suspiros, a impaciência, os dados mal preenchidos. “Normas do hotel” é o que se mais ouve quando alguma explicação é pedida. “Não dá pra fazer isto depois?” é o que se escuta quando o preenchimento da ficha é solicitado.
Afinal, por que a FNRH existe? Será apenas mais um procedimento burocrático criado para estragar a grande entrada no hotel?
Preencher e enviar a FNRH é lei
O fato é que desde 02 de dezembro de 2010, o Decreto nº 7.3281, que regulamenta a Lei do Turismo nº 11.771/2018, estipula que a movimentação diária de hóspedes dos meios de hospedagem deve ser declarada por meio da FNRH. Além disso, é obrigação do estabelecimento manter uma cópia digital arquivada.
Portanto, mais que uma simples burocracia, o preenchimento e envio da ficha cadastral é uma obrigação estipulada por lei para todos os estabelecimentos de hospedagem do Brasil. Entretanto, apenas preencher e arquivar no hotel não é suficiente. Os estabelecimentos de hospedagem são obrigados a enviar as fichas para o Ministério de Turismo.
Para facilitar a vida dos hoteleiros, o Ministério criou um sistema online para informatizar as FNRHs, o Sistema Nacional de Registro de Hóspedes (SNRHos). Para aderir ao SNRHos, é preciso que primeiro seja feito o cadastro do meio de hospedagem no Cadastur.
Após o cadastro, a ferramenta de transmissão de dados a ser utilizada é escolhida: módulo online, webservice ou off-line. Vale ressaltar que muitos softwares de gestão hoteleira já têm integração com os SNRHos, o que facilita bastante todo o processo.
Dados, pra que te quero?
Numa visão macro, os dados digitalizados e centralizados nos SNRHos tornam o levantamento estatístico do setor turístico no Brasil mais eficiente. Com esses dados cadastrais em mãos, o Ministério do Turismo pode traçar o perfil dos turistas de cada região e tomar decisões mais conscientes em relação a políticas públicas federais.
Pensando especificamente no benefício para os meios de hospedagem, deve-se lembrar que, para qualquer negócio ter sucesso, é necessário entender bem o público-alvo. A Ficha Nacional de Registro de Hóspedes é a ferramenta que possibilita o início desse entendimento.
De posse de informações como idade, e-mail e cidade de origem, o hotel tem maior controle sobre o seu público e assim pode direcionar melhor as campanhas de marketing para maximizar as vendas.
Além disso, ter o contato do hóspede é essencial para programas de fidelização. A fidelização de clientes é objetivo comum dos meios de hospedagem de todos os portes. Além de sempre voltarem, também agem como embaixadores do estabelecimento, ajudando a atrair novos clientes.
Só que, para fidelizar, é preciso entregar serviços diferenciados e primeiro se faz necessário entender o perfil do hóspede. Por isso a FNRH, com todos os dados pessoais preenchidos, pode ser uma ferramenta muito valiosa para o atendimento personalizado, algo extremamente valorizado no mercado atual e pelos viajantes.
Conforto e praticidade: O desafio de mudar comportamentos
Uma forma de evitar filas e atrasos na recepção, por conta do ckeck in e o preenchimento completo da ficha de hospedagem, é o check in antecipado. Pensando no conforto de seus hóspedes e na praticidade operacional dos hotéis, muitos meios de hospedagem estão apostando no check in antecipado.
É certo que estão inspirados no mesmo serviço em companhias áreas. Nesse setor, o serviço online já está consolidado e as filas de embarque muito menores!
Praticamente todo mundo sabe e prefere fazer o check in online antes de embarcar. Na hotelaria, por sua vez, esta prática ainda é relativamente nova e muitos hotéis apontam que, mesmo disponibilizando o check in antecipado no site, ainda são poucos os hóspedes que se beneficiam do serviço.
Porém, tudo leva a crer que, assim como ocorreu com as companhias áreas, é apenas uma questão de tempo para que os viajantes saibam e abracem a prática de check in antecipado do hotel, evitando o preenchimento da difamada ficha de cadastro e acelerando sua chegada ao sonhado quarto.
Essa e outras tecnologias para hotéis estão bombando, como o check in pelo celular, pois procuram melhorar a experiência do hóspede e otimizar seu tempo de viagem!
O valor da Ficha Nacional de Registro de Hóspedes
É quase unânime: preencher a ficha de cadastro no check in é uma tarefa tediosa, tanto para hoteleiros quanto para os hóspedes. Parece uma ducha fria após uma recepção calorosa. Quase nenhum recepcionista gosta de entregar a ficha de cadastro e quase nenhum hóspede gosta de ter que preenchê-la.
No entanto, como pode se perceber, o preenchimento da FNRH não é somente uma obrigação. Apesar de sua má fama, ela pode ser uma bússola para o setor hoteleiro e uma ferramenta poderosa para atração e fidelização de viajantes. Pode apostar suas fichas no seu preenchimento!
